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He llevado la contabilidad de una empresa muy pequeña y he estado archivando la documentación contable por número de asiento, pero ahora voy a llevar la contabilidad de otra empresa y no se muy bien si mi forma de organizar es la mas idónea o no.
- primero ordenó y contabilizo los documentos por fecha, dando a cada documento el número de asiento y el orden de facturas recibidas y número de orden de los documentos bancarios. Lo que no me queda muy claro es que hacer con las facturas que recibo y que debería haber contabilizado porque ya he contabilizado alguna con fecha posterior. ¿?
- una vez lo contabilizo, separo los documentos en:
- clientes
- proveedores
- bancos, de los justificantes de cobro y pago hago fotocopia y los adjunto a las facturas recibidas y emitidas
- impuestos
- caja
- nóminas, seguros sociales y retenciones

Ya os digo que no se si esta forma es la correcta o es mejor por número de asiento.
A ver si alguien me da un empujoncito, muchas gracias

Lo mas inteligente es archivar la documentación contable, conforme el criterio posterior de consulta o busqueda. Por supuesto, clasificar los documentos (facturas y anexos) por naturaleza de los mismos es lo mas idoneo (Clientes, proveedorse, bancos , caja, etc.). Y dentro de este orden, por fechas.

Pero tambien hay que tener encuenta, que es una práctica muy extendida, archivar las facturas, por orden alfabetico (clientes y proveedores). Por lo tanto, quien vaya a manejar esta documentación deberá elegir el sistema que le sea mas eficiente.

Vamos a ver si me he enterado INVITADO;

Tengo que tener un AZ para cada partida: proveedores, clientes, bancos, acreedores, inmovilizado,etc. Y a su vez organizado por orden alfabético y fechas, ¿no es así? Mi duda sigue siendo si las facturas en que se aplaza el plazo, el justificante de pago se debe adjuntar a la factura o con el archivo en bancos es suficiente para su control?

Muchas gracias

Mira, en cuestión de archivo de documentación, no existen normas concretas. Lo lógico es adoptar un sistema que sea efiiente y práctico de la empresa, y que cuando se busque algo, sepa en donde encontrarse. Por lo demas, cada uno adopta el sistema que mas le conviene. En facturas, unos adoptan por el sistema alfabetico, al menos de proveedores y acreedores, y dentro de estos por fechas, y otros, por fechas sin clasificación alfabetica. Hay de todo.

Lo importante es saber en donde están las cosas y que se encuentren. Y los justificante de pagos o cobros, unos adoptan por clasificarlos junto con los extractos bancarios, y otros, anexos a las facturas que les atañe. Cada empresario adopta el sistema que mejor le parece.

Gracias INVITADO, espero tomar el camino correcto y que luego encuentre lo que busque ... Gracias por compartir vuestros años de experiencia con lo que comenzamos...