GASTOS DE VIAJES Y COMIDAS

[mostos]

Tengo facturas de viajes y comidas realizadas por los administradores de la empresa.
Se han pagado con dinero de la empresa y por tanto entiendo que he de incluirlas en la contabilidad.
Pero tengo dudas acerca de cómo hacerlo.
Es deducible el IVA de estos gastos o debo contabilizarlo todo cómo (incluido el IVA) como un gasto.
Y si es todo gasto ¿habría que hacer posteriormente correcciones en el impuesto de sociedades? Esto es, ¿tendría que aumentar la base imponible del impuesto por el importe de ese gasto?

[supercontable]

Buenos días mostos,

El siguiente artículo fue realizado con la intención de clarificar la duda que tienes: http://www.supercontable.com/pag/docume ... idades.htm

Un saludo.

[bjimenez]

Buenos días,

tengo muchisimas dudas respecto a este tema.... Los administradores de la empresa (son autónomos, no trabajadores) y un autónomo externo viajan mucho y todos los gastos respecto a sus viajes los pagan con las tarjetas de la empresa. Tengo gastos de tickets, facturas nacionales, facturas extracomunitarias y facturas comunitarias... mi duda viene a la forma de tratar estos gastos... no se si meterlos en el iva o no? estoy en la plataforma SII y me crea muchas dudas, ejemplo: compra de biletes de avión con Iberia, tengo factura nacional exenta, se contabiliza en el iva o no? luego tengo una relación de tickets sin datos de la empresa: los meto como gasto directamente sin pasar por iva..no¿?, tengo facturas de hotel con datos de empresa pero son intracomunitarias y extracomunitarias: las trato como gasto directamente...
Es un follón y un lio pq estoy segura que esto no se debe hacer así... me podéis ayudar? gracias.

[Anonimo]

Para la deducción del IVA, hay que estar en posesión de la factura formalizada, en donde se detalle la base y cuota de éste. Amén de poder demostrar que corresponde a la actividad de la empresa.

[bjimenez]

la duda que más me pesa si estos gastos los tengo que meter en IVA o no? de algunos de ellos tengo facturas y de otros no... Tengo el temor de que en una inspección de IVA salgan estos gastos que no tiene factura o si alguno de ellos lo he presentado al iva y no tenía que hacerlo.. Son gastos de viaje de los autónomos de la empresa y no sé hasta qué extremo puede saltar la alarma en la AEAT o por el iva, sociedades o el 347 - plataforma SII. Gracias.

[Anonimo]

En la declaración de IVA, se meterán tos aquellos que correspondan a gastos relativos a la actividad de la empresa. Y naturalmente, estar en posesión de la factura formalizada

Otra cosa diferente, es como se formalicen esos gastos por desplazamientos, tanto si corresponden a trabajadores de plantilla de la empresa, como a administradores en funciones laborales. Es decir, si esos gastos por desplazamientos, se declaran mediante facturas o por porcentajes conforme al art. 9 del Reglamento IRPF, en que no se precisa factura. Solo en éste caso, la justificación del desplazamiento si corresponde a personal de la empresa. Te recomiendo repases la legislación del IRPF en ésta materia.

En la declaración del modelo 347 se incluyen las operaciones nacionales con terceros (proveedores y clientes), que superen los 3.005 euros.

[Ponteunnickplis]

"Otra cosa diferente, es como se formalicen esos gastos por desplazamientos, tanto si corresponden a trabajadores de plantilla de la empresa, como a administradores en funciones laborales".

Buenas tardes

Una pequeña matización respecto a esto último sobre las "funciones laborales" de los administradores y la aplicación del artículo 9 del Reglamento de IRPF convendría echar un vistazo a la consulta vinculante v2702-17.

Saludos.

[Anonimo]

Mi intervención o comentario con respecto al uso del art.9 RIRPF, incluido administradores y socios, en funciones laborales dentro de la empresa, están más bien enfocadas a la dualidad de aplicación para la deducción de los gastos de desplazamientos, según:

1º.- Mediante la correspondiente factura.( Si se quiere deducir el IVA).
2º.- Mediante los porcentajes existentes (Art.9 RIRPF). En que no haría falta justificantes. Solo la justifiacción del desplazamiento.

En cualquier caso, tanto para los trabajadores por cuenta ajena, como para los administradores/socios, se entiende que no constituyen ÔÇ£rendimientos del trabajoÔÇØ. Si no simplemente resarcimiento a favor del trabajador o administrador/socio por parte de la empresa de gastos de desplazamientos por cuenta de ésta. Solo seria rendimiento del trabajo, lo que sobrepasase de los limites, en cuyo caso, el exceso debería declararse como tal:

CONSULTA DGT V2702-17:
ÔÇ£No obstante lo anterior, para aquellos contribuyentes que no tienen esa relación laboral o estatutaria, pero cuyas retribuciones constituyen rendimientos del trabajo, también puede incurrirse en gastos de desplazamiento que sean consecuencia de la actividad desarrollada por estas personas, en este caso de las funciones como socios que desarrollan su trabajo en la sociedad, pero no bajo las circunstancias de desplazamiento previstas en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto. En estos casos a la sociedad se le producen unos gastos como consecuencia de la actividad de sus socios, entre los que se encuentran los de desplazamiento, que no constituyen la retribución, ni directa ni indirectamente, de la prestación de un servicio de estos socios, del mismo modo que no existe renta cuando una persona utiliza los medios que le pone a su disposición su pagador para desarrollar su actividad.

No obstante, para que pueda apreciarse que existe un «gasto por cuenta de un tercero», en este caso de la sociedad, es preciso que se cumplan los siguientes requisitos:

1º.- Que la relación que une al contribuyente con el pagador sea de las previstas en el artículo 17.2 de la Ley del Impuesto, o, lo que es lo mismo, que no se tenga derecho al régimen de dieta exonerada de gravamen en los términos previstos en la Ley y el Reglamento.
2º.- Que los gastos en que incurra la entidad tengan por objeto poner a disposición de sus socios de trabajo o administradores los medios para que estos puedan realizar sus funciones, entre las que se encuentran los necesarios para su desplazamiento.

Por el contrario, si el ┬½pagador┬╗ se limitara a reembolsar los gastos en que aquellos han incurrido, sin que pueda acreditarse que estrictamente vienen a compensar los gastos por el necesario desplazamiento para el ejercicio de sus funciones, podríamos estar en presencia de una verdadera retribución, en cuyo caso las cuantías percibidas estarían plenamente sometidas al Impuesto y a su sistema de retencionesÔÇØ.
.............................

Respecto a éste último párrafo, en lo concerniente a conocer los que ÔÇ£pueda acreditarse que estrictamente vienen a compensar los gastos por el necesario desplazamiento para el ejercicio de sus funcionesÔÇØ, solo quedaría la duda, de si se puede aplicar a los administradores/socios, como gastos por desplazamiento, no retributivos como rendimientos del trabajo (por lo tanto sin aplicación de retenciones), los mismos que a los trabajadores por cuenta propia, a fin de determinar, que parte es ÔÇ£gastos de desplazamientosÔÇØ por cuenta de la empresa, o que parte es una ÔÇ£verdadera retribuciónÔÇØ como consecuencia de un exceso. En algún sitio debería estar el tope.

Si no fuese así, cuáles serian en éste caso?.

Pero lo que si es cierto, es que los gastos de desplazamientos de los administradores/socios, en funciones laborales dentro de la empresa, son deducibles en el impuesto de sociedades por igual motivo a los correspondientes de los trabajadores por cuenta ajena. Solo faltaría cuantificar que se entiende por "estrictamente necesarios", a fin de poder discernir cuales son "gastos de desplazamientos" exentos de retención, y cuales rendimientos del trabajo, a efectos de su declaración o tributación fiscal.

[Ponteunnickplis]

Buenos días Anónimo, es viernes, después de una temporada complicada, preludio de otra igualmente complicada, así que no seré yo que se ponga a debatir sobre esta cuestión y lo que se considera "estrictamente necesario" o no.

Voy a intentar exponer mi interpretación de dicha consulta en relación a los gastos de manutención y estancia ÔÇ£a tanto alzadoÔÇØ. Pero antes de nada, comentarte que creo que a la hora de extractar la consulta te has quedado corto, en el sentido de que para mí es fundamental lo que viene a continuación del párrafo que indicas.

ÔÇ£En consecuencia:

- Si la sociedad pone a disposición de los socios los medios para que éstos acudan al lugar en el que deben realizar sus funciones, es decir, proporciona el medio de transporte y, en su caso, el alojamiento, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos socios.

- Si la sociedad reembolsa a los socios los gastos en los que han incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o les abona una cantidad para que éstos decidan libremente cómo acudir, estamos en presencia de una renta dineraria sujeta a retención, circunstancia que también concurriría respecto a los gastos de representación.ÔÇØ

¿Qué es lo que yo interpreto?

Pues para el caso de socios-administradores, establece el criterio que las cantidades exentas a tanto alzado establecidas en el artículo 9 del reglamento, no le son aplicables a estos y que, de percibir cantidad alguna, forman parte de su retribución salarial. Sólo en el caso de que utilice medios propios de la sociedad, o justifique mediante factura los gastos incurridos, el importe satisfecho para compensar estos gastos no forma parte de su retribución salarial.

He decirte que hasta que me topé con esta consulta vinculante opinaba igual que tú, y de hecho, teniendo algunos casos a los que le afectaba, te puedes la poca gracia que me hizo. Eso sí, entiendo la postura de la administración, porque con esto de las dietas y kilometraje ha habido mucho abuso y se han encubierto retribuciones salariales de libro.
La administración debe opinar que cuando un trabajador por cuenta ajena no participa en la toma de decisiones, pero no ocurre lo mismo con administrador-socio-gerente de manera que en este caso, el abuso puede ser mayor.

No puedo hablar por mi experiencia propia porque afortunadamente no tenido ninguna inspección al respecto, pero he de decirte que he leído por esos mundos virtuales que a algún compañero ya le han aplicado este criterio. Pero he de confesarte, que al igual que con los libros, preferiría que mi opinión no fuese la correcta.

Saludos y disfruta de un bien merecido fin de semana.

[Anonimo]

Hombre, es obvio, señala ese párrafo:

ÔÇ£En consecuencia:

- Si la sociedad pone a disposición de los socios los medios para que éstos acudan al lugar en el que deben realizar sus funciones, es decir, proporciona el medio de transporte y, en su caso, el alojamiento, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos socios.

- Si la sociedad reembolsa a los socios los gastos en los que han incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o les abona una cantidad para que éstos decidan libremente cómo acudir, estamos en presencia de una renta dineraria sujeta a retención, circunstancia que también concurriría respecto a los gastos de representación.ÔÇØ
.......................

Si la empresa pone los medios (locomoción y alojamiento) de una forma directa a los socios, no existen gastos de desplazamientos por éstos conceptos. Lógico.

Y si la sociedad reembolsa los gastos y estos (los socios) "no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos", estaríamos igualmente en la misma situación. Es decir, rendimientos del trabajo.

De donde se deduce, que los gastos hay que justificarlos, tanto el gasto propiamente dicho como la motivación. El problema está en el dictamen de "estrictamente necesarios".

¿Cómo se cuantifica y como se mide?. Esa es la clave o la verdadera incógnita en esa Consulta. Si es cierto, que yo a falta de una "vara de medir", he tomado por mi cuenta y riesgo, referente a los socios, los mismos porcentaje que para el resto de trabajadores. De lo contrario, quien es el guapo que establece eso de "estrictamente necesario". Y todos sabemos que los Jefes (administradores y socios), tienen mayor apetito que los trabajadores, y mas delicados para viajar y alojarse. Pero salvo eso, me he tomado cierta libertad.

Como es lógico, estamos hablando cuando los socios, NO PROFESIONALES (excluidos de la sección 2ª de IAE), es decir, con medios propios de la empresa y ajeneidad, con independencia de su porcentaje en el CS, realizan FUNCIONES LABORALES en la misma. Esto ya está establecido así desde la Reforma Fiscal del 2015, en donde se modificaron los artículos 217 (LSC), 15.e (IS) y 27 (IRPF), dejando de ser una liberalidad, si reunían las condiciones para ello. Hasta entonces, ha existido mucha incertidumbre, al no equiparar los gastos por desplazamientos de los administradores y socios al resto de trabajadores en la empresa, como deducción en el Impuesto de Sociedades.

Saludos igualmente. A descansar.